Thông tư gồm 17 Điều, trong đó đáng chú ý là các quy định về quy trình nội bộ, quy trình điện tử trong giải quyết thủ tục hành chính; việc sao chụp giấy tờ chuyển sang bản điện tử; bóc tách dữ liệu của giấy tờ; dừng thực hiện thủ tục hành chính. 

Quy trình nội bộ, quy trình điện tử trong giải quyết thủ tục hành chính

Về xây dựng quy trình nội bộ, quy trình điện tử trong giải quyết thủ tục hành chính, Thông tư quy định:

Nguyên tắc xây dựng quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước. Bảo đảm đơn giản hóa, tái cấu trúc quy trình, tái sử dụng dữ liệu và thực hiện không phụ thuộc vào địa giới hành chính theo lộ trình, phù hợp với quy định của pháp luật, thực tiễn triển khai; kịp thời triển khai khi quy định thủ tục hành chính có hiệu lực thi hành.

Đối với bộ, cơ quan ngang bộ, quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính sẽ được thực hiện như sau: Đơn vị chuyên môn chủ trì, phối hợp với đơn vị có liên quan rà soát, xây dựng quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính đối với các thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết; lấy ý kiến đơn vị chuyên trách về công tác kiểm soát thủ tục hành chính để hoàn thiện trước khi trình Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ phê duyệt.

Đối với địa phương, cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan rà soát, xây dựng quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính đối với các thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của cấp tỉnh, cấp xã; lấy ý kiến cơ quan, đơn vị chuyên trách về công tác kiểm soát thủ tục hành chính để hoàn thiện trước khi trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt.

Trên cơ sở nội dung quy trình nội bộ được phê duyệt, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh chỉ đạo việc xây dựng và ban hành quy trình điện tử giải quyết thủ tục hành chính tại phần mềm của Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh để áp dụng thống nhất tại bộ, ngành, địa phương, đáp ứng yêu cầu kịp thời triển khai khi quy định thủ tục hành chính có hiệu lực thi hành.

Quy định về việc sao chụp sang bản điện tử, bóc tách dữ liệu giấy tờ

Về việc sao chụp giấy tờ chuyển sang bản điện tử, Thông tư quy định:

Việc sao chụp giấy tờ chuyển sang bản điện tử quy định tại điểm c khoản 1 Điều 17 Nghị định số 118/2025/NĐ-CP được thực hiện theo quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều 8 Thông tư số 01/2023/TT-VPCP ngày 05/4/2023 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ quy định một số nội dung và biện pháp thi hành trong số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính và thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử (sau đây gọi là Thông tư số 01/2023/TT-VPCP).

Các trường hợp không cần thực hiện sao chụp sang bản điện tử: Hồ sơ được nộp để thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử; các giấy tờ, tài liệu chỉ yêu cầu xuất trình khi nộp hồ sơ thủ tục hành chính; kết quả thẩm tra, xác minh, trả lời ý kiến của các cơ quan, đơn vị tham gia trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác; các giấy tờ, tài liệu mật theo quy định của pháp luật.

Về quy định bóc tách dữ liệu của giấy tờ, Thông tư yêu cầu:

Việc bóc tách, cập nhật thông tin, dữ liệu điện tử quy định tại khoản 2 Điều 19 Nghị định số 118/2025/NĐ-CP được thực hiện theo quy định tại Điều 9 Thông tư số 01/2023/TT-VPCP.

Không bóc tách dữ liệu đối với các giấy tờ, tài liệu: đã được các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành, Cổng Dịch vụ công quốc gia, Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh chia sẻ dưới dạng dữ liệu và có giá trị pháp lý; các giấy tờ là thành phần hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính được nộp dưới hình thức bản sao chụp, bản sao có chứng thực, trừ bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính; các giấy tờ, tài liệu chỉ yêu cầu xuất trình khi nộp hồ sơ thủ tục hành chính; các giấy tờ, tài liệu mật theo quy định của pháp luật.

Thông tư cũng quy định việc dừng thực hiện thủ tục hành chính, cụ thể như sau:

Ngay sau khi nhận được yêu cầu dừng thực hiện thủ tục hành chính trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính của tổ chức, cá nhân theo khoản 1 Điều 21 Nghị định số 118/2025/NĐ-CP, Bộ phận Một cửa nơi tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra tình trạng và kết quả giải quyết thủ tục hành chính.

Trường hợp chưa có quyết định giải quyết thủ tục hành chính hoặc văn bản thông báo kết quả giải quyết thủ tục hành chính thì Bộ phận Một cửa nơi tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm thông báo dừng giải quyết hồ sơ theo Mẫu Thông báo dừng giải quyết hồ sơ quy định tại Thông tư này.

Cổng Dịch vụ công quốc gia thông báo việc dừng thực hiện thủ tục hành chính trên hệ thống theo đề nghị của tổ chức, cá nhân và phù hợp với quy định tại khoản 2 Điều 21 Nghị định số 118/2025/NĐ-CP theo Mẫu Thông báo dừng giải quyết hồ sơ quy định tại Thông tư này.

Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ban hành (15/9/2025).

Tuyết Thư